Organiser un événement en 10 étapes

Tout événement, que ce soit une fête d’anniversaire, un mariage, un séminaire ou un concert en plein air, mérite d’être planifié minutieusement. Une telle entreprise, quelle que soit son envergure, renferme son lot de détails qui peuvent faire la différence entre un vif succès et un échec retentissant. Voici donc une liste de 10 étapes qui sauront vous servir de guide, en prévision d’un événement mémorable.

1 – Établir le but de l’événement

Avant de penser à comment vous allez organiser votre événement, vous devez avoir une vision claire des raisons pour lesquelles vous désirez lui donner vie et ce que vous voulez en retirer. Formuler un objectif ultime représente le premier pas dans n’importe quelle stratégie de planification, vous permettant de diriger vos efforts et vos actions dans la bonne direction. Voulez-vous faire connaître un produit ou divertir une foule ?

2 – Définir votre public cible

Il vous faudra prendre en considération les préférences et les intérêts des gens que vous souhaitez convier à votre événement. La satisfaction de l’audience représente un facteur déterminant pour un organisateur. Bien cibler son public permet de le combler efficacement. Les concerts extérieurs sont un bon exemple d’événement ou l’organisateur doit connaître les goûts de ses invités.

3 – Établir votre budget

Les ressources financières sont le moteur d’une planification d’événement. C’est seulement après avoir déterminé combien vous pouvez dépenser que vous pourrez établir la marche à suivre pour la suite de l’organisation. Pour accroitre votre budget, vous pouvez tenter de contacter des commanditaires qui pourraient vous épauler financièrement.

4 – Créer votre équipe de collaborateurs

Si vous travaillez avec un budget limité, vous devrez peut-être faire appel à des bénévoles. Quoi qu’il en soit, il est essentiel d’établir clairement les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Vous pourrez ensuite les guider et les superviser afin de vous assurer que tout se déroule en concordance avec le plan.

5 – Trouver un endroit où tenir votre événement

Choisissez un emplacement en tenant compte du nombre de personnes que vous attendez. En ce sens, l’endroit que vous sélectionnerez devra disposer de commodités adaptées. Si vous organisez un événement extérieur, il vous faudra penser à louer des toilettes mobiles et à l’alimentation électrique des équipements. Préférez toujours un endroit facile d’accès en transport en commun ou en automobile.

6 – Choisir une date et une heure pour votre événement

Gardez en tête que si vous voulez que votre événement ait lieu un soir de semaine, il ne devrait pas débuter avant 18 heures, afin que les invités qui travaillent disposent de suffisamment de temps pour s’y rendre. Il faut aussi essayer de limiter sa durée en fonction des horaires de transport en commun.

7 – Engagez des sous-traitants

Tout événement digne de ce nom mérite d’avoir un photographe attitré, un service de traiteur et un DJ. Sans ces éléments essentiels, votre événement a beaucoup plus de chances de tomber à plat !

8 – Créez une stratégie promotionnelle

Si votre budget est limité, les médias sociaux sont une plate-forme à exploiter pour faire la promotion de votre événement. Vérifiez toutefois les paramètres de votre publication, de manière à éviter la présence d’invités indésirables.

9 – Invitez votre entourage

Une fois les étapes précédentes complétées, il est temps d’envoyer des invitations par courriel, téléphone ou via les médias sociaux, dépendamment de vos préférences. N’oubliez pas de mettre tous les détails de votre événement dans votre message et de relancer les gens qui semblent hésitants.

10 – Évaluez constamment le temps et les coûts

Ces deux éléments (le temps et les coûts) sont les clés de la réussite de votre entreprise. C’est pourquoi il vous faudra surveiller ces aspects de façon permanente. Gardez des traces de vos dépenses et gardez un agenda bien organisé pour éviter tout dépassement ou gaspillage de ressources.

En conclusion pour organiser un événement

En conclusion, vous devriez commencer à planifier votre événement le plus tôt possible, afin d’avoir la certitude de disposer d’assez de matériel, de ressources humaines et de temps pour faire face à des imprévus. Cependant, rappelez-vous que l’organisation d’événement n’est pas une science exacte et c’est pourquoi cette liste n’est qu’un avant-goût d’une telle tâche. Vous pourrez toutefois apprendre de chaque expérience pour évoluer et éviter les pièges futurs.

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