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Réussir à planifier un événement sans stress est tout un défi. Même les organisateurs les plus chevronnés ne sont pas à l’abri d’une crise de panique. Pourtant, gérer le stress lié à la planification d’un événement est essentiel pour en assurer sa réussite, mais aussi pour votre bien-être. Après tout, cette étape préparatoire n’a pas à être un fardeau. Elle peut même être plaisante si l’on s’y prépare adéquatement. Mais comment? Voici 3 conseils utiles.

Un événement réussi passe par le choix d’un lieu fiable

Choisir un lieu fiable est essentiel pour réussir à planifier un événement sans stress. Vous devez considérer plusieurs éléments avant de faire votre choix final. Parmi ceux-ci, quelles sont les commodités offertes du lieu? Notamment, l’endroit choisi offre-t-il des toilettes à même les installations ou devrez-vous plutôt recourir à un service de location de toilettes mobiles?

De plus, la salle dispose-t-elle d’une cuisine et, si oui, est-elle équipée pour accommoder les besoins de votre service de traiteur? Enfin, quelle est la capacité maximale de la salle retenue? La réponse à cette question n’est pas seulement pour vous, mais aussi pour les assurances, car les compagnies limitent légalement la capacité maximale d’une salle. Au risque de devoir désinviter des gens, pensez-y bien avant de choisir votre endroit.

Un budget précis est garant d’une réussite sans stress

Déterminez votre budget et limitez-vous-y. La principale dépense à inclure dans votre budget est le prix de location de la salle. Savez-vous que le prix de location proposé d’une salle n’est généralement pas complet? Alors, ne vous fiez pas au prix affiché. Demandez des détails sur les autres frais afférents, tels que les frais de stationnement et les dépôts de garantie.

Pensez à votre service traiteur. L’entreprise retenue fournit-elle les assiettes, les verres, les ustensiles, les nappes et les linges de table ou devrez-vous les louer? Établissez votre budget le plus tôt possible pour éviter les oublis de dernières minutes, car ceux-ci qui font grimper la facture bien au-delà de vos projections.

Découper la planification de l’événement en tâches et en sous-tâches

Décomposer votre événement en petites tâches est une pratique efficace pour contrôler l’angoisse liée à la planification d’une fête réussie. Par exemple, un repas n’est pas qu’un repas. Il se compose de multiples éléments, dont la nourriture, la table, les gens qui le serviront et bien d’autres détails. Non seulement devez-vous les décomposer, mais vous devez aussi les prioriser, car certaines tâches sont préalables aux autres. On ne peut pas servir un repas sans avoir préalablement reçu les assiettes. En découpant vos tâches en sous-tâche, vous aurez aussi une meilleure idée du temps requis pour planifier votre célébration.

Également, sachez que vous ne pourrez pas tout faire seul. Vous devez vous constituer une équipe pour vous épauler. Déléguer est un facteur important dans la réussite de la planification d’un événement. Allez-vous embaucher des professionnels pour vous aider? Allez-vous plutôt compter sur vos amis ou des bénévoles? Pensez aux compétences techniques que demande votre réception. Pensez aussi à qui supervisera cette équipe. Un projet réussi passe par une équipe bien organisée dont les membres communiquent efficacement ensemble.

Une planification bien réfléchie pour un événement bien réussi

La planification d’un événement n’est pas une tâche simple. Mais elle n’est pas non plus une tâche qui doit vous abattre. Une planification bien structurée réduira votre niveau de stress et vous permettra la mise en place d’un événement grandiose. L’application de ces quelques conseils vous rapprochera d’un événement parfait. Il ne restera plus qu’à vous amuser en l’organisant.

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